Centrale database
Eén bron van waarheid voor elke show
Alle shows, klanten, contracten en jobcodes in één systeem. Elke offerte, mail en callsheet vertrekt van dezelfde data, dus nooit meer verouderde info in drie verschillende documenten.
Over Jeppe
Tien jaar in de internationale muziekwereld leerde me één ding: chaos organiseer je niet met meer uren, maar met betere systemen. Wat ik bouwde om mijn eigen tourbedrijf te laten draaien, bouw ik nu voor kmo's in heel België.
Het verhaal
Ik ben Jeppe Heyvaert, tourmanager bij Easy Rider, het tourmanagementbureau dat ik met collega's uitbouwde voor internationale dj's en artiesten. Als tourmanager ben je verantwoordelijk voor alles wat er rond een show gebeurt: vluchten, hotels, transport, contracten, riders, callsheets, visa, budgetten. Tientallen shows tegelijk, in tijdzones van Gent tot Bangkok, waar één gemiste vlucht of één verkeerd hotel meteen duizenden euro's kost.
Dat werk draaide jarenlang op mails, spreadsheets en nachtelijke administratie. Tot ik besefte dat ik elke week dezelfde dingen aan het overtypen was: dezelfde reisgegevens in drie systemen, dezelfde kostenoverzichten factuur per factuur, dezelfde ochtendroutine door een overvolle mailbox.
Dus begon ik te bouwen. Niet omdat AI hip was, maar omdat ik op tour gewoon geen tijd had voor administratie.
Vandaag draait Easy Rider op een systeem dat ik zelf opzette: een centrale database die elke show, elk contract en elke klant bijhoudt, automatisaties die mails lezen en klasseren, kostenrapporten die zichzelf opmaken uit ruwe exports, en een dagelijkse briefing die elke ochtend klaarstaat voor ik mijn eerste koffie heb. Wat vroeger avonden kostte, gebeurt nu vanzelf.
JH Studio is het logische vervolg: dezelfde aanpak, maar voor jouw bedrijf.
Bewijs uit de praktijk
Centrale database
Alle shows, klanten, contracten en jobcodes in één systeem. Elke offerte, mail en callsheet vertrekt van dezelfde data, dus nooit meer verouderde info in drie verschillende documenten.
Mailautomatisatie
Elke ochtend leest een automatisatie mijn mailbox uit en maakt er een to-do van: wie wacht op mij, waar wacht ik op, wat is opgelost. Ik start mijn dag met een overzicht in plaats van met 60 ongelezen mails.
Rapportering
Een ruwe export met honderden kostenlijnen wordt automatisch gecategoriseerd en omgezet in een professioneel meerdelig rapport per tour. Van halve dag puzzelwerk naar enkele minuten.
Workflows
Vluchten, hotels en transport stromen automatisch door naar callsheets, agenda's en de tourapp van de artiest, in een vast format zonder tikfouten. Eén invoer, overal juist.
Waarom dit telt voor jou
De meeste AI-bureaus kennen automatisatie uit projecten voor anderen. Ik ken het uit noodzaak: als zaakvoerder die 's avonds in een hotel in Lyon zijn facturatie zat bij te werken. Ik weet hoe het voelt als alles van jou afhangt, en wat het waard is als dat niet meer zo is.
Daarom werk ik zoals ik voor mezelf bouwde: klein beginnen bij wat het meeste tijd vreet, alles op naam van jouw bedrijf, en pas uitbreiden als het eerste systeem zichzelf bewezen heeft. Geen presentaties over de toekomst van AI. Systemen die maandag draaien.
Parcours
De baan op
Shows en tours begeleiden door heel Europa en ver daarbuiten: logistiek, productie, budgetten en een team dat op elkaar moet kunnen rekenen, elke avond opnieuw.
Easy Rider
Van freelancer naar een bureau met vaste tourmanagers, tientallen artiesten en honderden shows per jaar. En dus ook: een berg administratie die bleef groeien.
De omslag
Centrale database, mailautomatisatie, automatische rapportering en workflows die de hele operatie verbinden. Zelf gebouwd, zelf dagelijks gebruikt, en constant verbeterd.
Vandaag
Dezelfde systemen bouwen voor kmo's in heel België. AI that works for you, bewezen in mijn eigen bedrijf voor ik het aan het jouwe voorstel.
Doe de AI-test en krijg meteen een persoonlijk verslag, of mail me rechtstreeks.
Doe de AI-test hello@jhstudio.be