Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn en wanneer deze voorwaarden gelden

JH Studio is de handelsnaam van Jeppe Heyvaert, die als natuurlijke persoon een eenmanszaak uitbaat naar Belgisch recht.

• Handelsnaam: JH Studio
• Uitbater: Jeppe Heyvaert, eenmanszaak
• Adres: Spoorwegbaan 5, 1742 Ternat, België
• Ondernemingsnummer: 0744.535.277
• Btw-nummer: BE 0744.535.277
• E-mail: hello@jhstudio.be
• Website: https://jhstudio.be

Deze voorwaarden gelden voor elke offerte, opdracht en overeenkomst tussen JH Studio en de klant, tenzij we schriftelijk iets anders afspreken. Ze zijn permanent te lezen op jhstudio.be/voorwaarden en zijn beschikbaar in het Nederlands.

Wijken de eigen aankoopvoorwaarden van de klant af van deze voorwaarden, dan gelden die alleen als JH Studio ze uitdrukkelijk en schriftelijk heeft aanvaard.

2. Definities

Om de rest kort te houden, spreken we hieronder af wat we met een paar woorden bedoelen.

• JH Studio, wij of ons: de onderneming beschreven in artikel 1.
• Klant of je: de onderneming of persoon die een opdracht geeft.
• Opdracht: de dienst die in de offerte of de schriftelijke bevestiging beschreven staat.
• Automatisatie: de werkende combinatie van instellingen, scenario's, databanken, prompts, koppelingen en documentatie die wij voor jou opzetten.
• Tools van derden: externe software waarop een automatisatie draait, bijvoorbeeld Make, Airtable, Softr of een AI-model van een externe aanbieder.
• AI-output: tekst, samenvattingen, classificaties, scores of andere resultaten die een AI-model genereert.
• Schriftelijk: op papier of per e-mail. Een bevestiging per e-mail geldt dus als schriftelijk.

3. Aanbod, offerte en totstandkoming

Prijzen en beschrijvingen op de website zijn een indicatie, geen bindend aanbod. Een offerte is dat wel: die beschrijft de opdracht, de prijs en de aannames waarop de prijs gebaseerd is.

Een offerte blijft 30 kalenderdagen geldig, tenzij er een andere termijn op staat. De overeenkomst komt tot stand wanneer je de offerte schriftelijk goedkeurt, of wanneer we op jouw uitdrukkelijke vraag aan de opdracht beginnen.

Wijzigt de opdracht na goedkeuring, bijvoorbeeld omdat er een systeem of processtap bijkomt, dan stellen we eerst schriftelijk voor wat dat kost of hoeveel later het klaar is. Meerwerk starten we pas na jouw goedkeuring.

4. Onze diensten

JH Studio levert de volgende diensten. Wat er precies in zit voor jouw situatie, staat altijd in de offerte.

4.1 AI-scan

Een halve dag ter plaatse, waarin we jouw processen doornemen, plus een rapport met de kansen die we zien en een voorstel van aanpak. Prijs: 495 EUR excl. btw.

4.2 Pilot

Eén automatisatie live in 2 tot 3 weken, met opleiding voor wie ermee werkt en een meting van het resultaat. Prijs: vanaf 1.950 EUR excl. btw.

Voor een pilot spreken we vooraf schriftelijk af wat succes betekent. Levert de pilot niet op wat je ervan hoopte, dan stopt het daar, zonder verdere verplichting voor jou, en blijft de gebouwde automatisatie van jou.

4.3 Uitrol op maat

Een groter traject, altijd op offerte. Richtprijs vanaf 4.500 EUR excl. btw per traject. We spreken vooraf een vaste prijs per traject af. We werken niet met een uurtarief.

4.4 Opleidingen

Opleiding voor je team: 750 EUR excl. btw per halve dag.

4.5 Nazorg

Optioneel: monitoring en kleine aanpassingen, vanaf 95 EUR excl. btw per maand, maandelijks opzegbaar.

5. Wat je zelf aanlevert

Een automatisatie werkt alleen als ze bij jouw echte processen en systemen kan. Je zorgt daarom tijdig voor:

• de nodige toegang tot de systemen die in de opdracht staan, en de accounts of licenties op jouw naam;
• de gegevens, voorbeelden en documenten die we nodig hebben om te bouwen en te testen;
• één aanspreekpunt dat beslissingen kan nemen of snel laten nemen;
• tijd van de betrokken medewerkers om te testen en de opleiding te volgen;
• correcte en volledige informatie over hoe het proces vandaag loopt.

Blijft dit uit of is het onvolledig, dan schuiven de afgesproken termijnen mee op met de vertraging. Extra werk dat daaruit volgt, rekenen we pas aan na jouw schriftelijke goedkeuring, zoals in artikel 3.

6. Prijzen en verrekening van de AI-scan

Alle prijzen zijn in euro en exclusief btw. Btw en andere heffingen komen erbij volgens de tarieven op het moment van facturatie.

Boek je binnen 6 maanden na de AI-scan een pilot of een uitrol, dan verrekenen we de volledige prijs van de scan met dat vervolgtraject.

Verplaatsingen binnen België zitten in de prijs, tenzij de offerte iets anders zegt. Kosten die we op jouw uitdrukkelijke vraag voor jou voorschieten, rekenen we door tegen kostprijs en alleen na jouw goedkeuring.

7. Facturatie en betaling

Tenzij de offerte anders bepaalt:

• facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum;
• voor pilots en uitroltrajecten factureren we een voorschot bij de start en het saldo bij oplevering, zoals in de offerte omschreven;
• de AI-scan en opleidingen factureren we na uitvoering;
• nazorg factureren we per maand.

Betaling gebeurt per overschrijving op het rekeningnummer op de factuur.

8. Laattijdige betaling

Betaal je een factuur niet op de vervaldag, dan geldt de regeling van de Belgische wet van 2 augustus 2002 over de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, zoals gewijzigd:

• vanaf de dag na de vervaldag is van rechtswege de wettelijke interest voor handelstransacties verschuldigd op het openstaande bedrag. Die interestvoet wordt halfjaarlijks bekendgemaakt door de FOD Financiën;
• daarnaast is van rechtswege een forfaitaire vergoeding van 40 EUR voor invorderingskosten verschuldigd.

Dezelfde regeling geldt in ons nadeel: betalen wij een bedrag dat wij aan jou verschuldigd zijn niet op tijd, dan heb je recht op dezelfde interest en dezelfde forfaitaire vergoeding.

Blijft een factuur onbetaald na een schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke termijn om te betalen, dan mogen we het werk aan de betrokken opdracht opschorten tot de betaling er is. We laten je dat vooraf weten. Automatisaties die al op jouw accounts draaien, zetten we niet stil.

9. Uitvoering en termijnen

We voeren de opdracht uit als een inspanningsverbintenis: met de zorg en het vakmanschap die je van een professional mag verwachten, maar zonder garantie op een specifiek bedrijfsresultaat zoals een omzetstijging of een exact aantal uren tijdwinst.

Termijnen die we noemen, bijvoorbeeld de 2 tot 3 weken van een pilot, zijn indicatief, tenzij we schriftelijk uitdrukkelijk een bindende termijn afspreken. We laten je zo snel mogelijk weten wanneer een termijn opschuift en waarom.

We mogen voor onderdelen van de opdracht een onderaannemer inschakelen. Wij blijven jouw aanspreekpunt en blijven verantwoordelijk voor het geleverde werk.

10. Tools van derden en abonnementen op jouw naam

Automatisaties draaien op tools van derden, bijvoorbeeld Make, Airtable, Softr of AI-modellen. Daarvoor geldt het volgende principe, dat ook onze belofte op de website is:

• alle accounts, abonnementen en toegangen staan op naam van jouw onderneming;
• je betaalt die abonnementen rechtstreeks aan de leverancier, doorgaans tussen 10 en 50 EUR per maand, afhankelijk van de tools en het gebruik;
• stopt de samenwerking met JH Studio, dan blijft alles gewoon werken, want het staat op jouw naam;
• JH Studio factureert kennis en tijd, geen software.

Op je gebruik van die tools zijn de voorwaarden en het privacybeleid van de betrokken leverancier van toepassing. Wij zijn geen partij in dat contract. Prijswijzigingen, functiewijzigingen of onderbrekingen bij die leveranciers liggen buiten onze controle. Verandert een tool zo ingrijpend dat een automatisatie moet worden aangepast, dan stellen we voor wat die aanpassing kost, tenzij dat onder een lopende nazorgovereenkomst valt.

11. Intellectuele eigendom en knowhow

Na volledige betaling van de betrokken opdracht word je eigenaar van de opgeleverde automatisaties, configuraties en documentatie. Je mag die vrij gebruiken, aanpassen en door anderen laten aanpassen.

JH Studio behoudt zijn algemene knowhow, methodes en herbruikbare bouwstenen, en mag die bij andere klanten blijven gebruiken. Dat geldt niet voor jouw bedrijfsspecifieke gegevens of processen: die blijven bij jou.

We mogen het project geanonimiseerd als referentie vermelden, dus zonder jouw naam en zonder herkenbare details, tenzij je daar schriftelijk bezwaar tegen maakt. Vermelden we jouw naam of logo, dan doen we dat alleen met jouw voorafgaande toestemming.

12. AI-output en controle door jou

Automatisaties kunnen AI-modellen gebruiken. Zulke modellen zijn statistisch: ze kunnen fouten maken, iets verkeerd interpreteren of informatie verzinnen. JH Studio garandeert dus geen foutloze AI-output.

Daarom spreken we af dat je AI-output controleert voor je die gebruikt, en zeker voor die naar buiten gaat, bijvoorbeeld in een mail naar een klant, in een offerte of in een beslissing met financiële of juridische gevolgen. Waar dat zinvol is, bouwen we een controlestap in en leggen we in de opleiding uit waar je moet opletten.

Voor beslissingen die je op basis van AI-output neemt, en voor de inhoud die je onder jouw naam verstuurt, blijf je zelf verantwoordelijk.

13. Vertrouwelijkheid

Wat we bij jou zien en horen, blijft bij ons: bedrijfsgegevens, cijfers, klantenlijsten, prijzen, processen en alles wat redelijkerwijs als vertrouwelijk te beschouwen is. We gebruiken die informatie alleen om de opdracht uit te voeren.

Dezelfde plicht geldt in de andere richting voor wat wij met jou delen, bijvoorbeeld onze werkwijze, prijsopbouw en documentatie.

Deze plicht geldt niet voor informatie die al publiek is of die wettelijk of door een bevoegde overheid opgevraagd wordt, en ze blijft gelden tot 3 jaar na het einde van de samenwerking.

14. Persoonsgegevens en onze rol als verwerker

Voor de gegevens die we over jou als contactpersoon of klant verwerken, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Hoe dat werkt, staat in onze privacyverklaring.

Bouwen we een automatisatie die persoonsgegevens van jouw onderneming verwerkt, bijvoorbeeld mails, klantenlijsten of aanvragen, dan treedt JH Studio op als verwerker in jouw opdracht. Jij blijft verwerkingsverantwoordelijke en bepaalt de doelen. Een verwerkersovereenkomst volgens artikel 28 AVG is op verzoek beschikbaar via hello@jhstudio.be; we sluiten die af voor we aan zulke gegevens raken.

Je zorgt ervoor dat je zelf een geldige grondslag hebt om de gegevens te laten verwerken en dat je jouw eigen betrokkenen daarover correct informeert.

15. Aansprakelijkheid

Gaat er iets fout door onze fout, dan herstellen we dat in de eerste plaats: we passen aan of bouwen opnieuw, binnen een redelijke termijn.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat we voor de betrokken opdracht hebben gefactureerd. Bij een doorlopende dienst zoals nazorg is dat het bedrag dat we in de 12 maanden voor het schadegeval voor die dienst hebben gefactureerd.

Die beperking geldt niet bij opzet of zware fout, bij het niet uitvoeren van een essentiële verbintenis van de overeenkomst, bij schade aan leven of lichamelijke integriteit, en verder niet in alle gevallen waarin de wet een beperking van aansprakelijkheid niet toelaat.

We zijn niet aansprakelijk voor uitval, storingen, prijswijzigingen of beëindiging van tools van derden zoals Make, Airtable, Softr of AI-aanbieders, noch voor gevolgen van gegevens die je zelf onvolledig of onjuist aanlevert.

Je meldt schade binnen een redelijke termijn nadat je die hebt vastgesteld, zodat we ze kunnen onderzoeken en beperken.

16. Overmacht

Kan een van ons zijn verplichtingen niet nakomen door een gebeurtenis buiten zijn controle, bijvoorbeeld een langdurige storing bij een leverancier, een cyberaanval, ziekte of een overheidsmaatregel, dan schorten de betrokken verplichtingen op zolang die situatie duurt. Wie zich op overmacht beroept, brengt de andere partij zo snel mogelijk op de hoogte.

Duurt de overmacht langer dan 60 kalenderdagen, dan mag elk van ons de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder schadevergoeding. Werk dat al geleverd is, wordt afgerekend; bedragen die vooruitbetaald zijn voor werk dat niet meer geleverd wordt, betalen we terug.

17. Duur, opzegging en beëindiging

Een AI-scan, pilot, uitrol of opleiding is een opdracht van bepaalde duur: ze eindigt wanneer we ze hebben uitgevoerd.

Nazorg loopt maandelijks en is door elk van ons maandelijks opzegbaar, tegen het einde van een lopende maand, zonder opzeggingsvergoeding. Een opzegging per e-mail volstaat.

Een pilot stopt zonder verdere verplichting als het vooraf afgesproken succescriterium niet gehaald wordt, zoals in artikel 4.2. De gebouwde automatisatie blijft van jou.

Zeg je een lopende opdracht van bepaalde duur vroegtijdig op, dan reken je het werk af dat op dat moment al geleverd is, plus de kosten die we al onvermijdelijk hebben gemaakt. Zeggen wij zo'n opdracht vroegtijdig op zonder ernstige tekortkoming van jouw kant, dan betalen we vooruitbetaalde bedragen voor niet-geleverd werk terug en dragen we het werk over in de staat waarin het is.

Elk van ons kan de overeenkomst schriftelijk ontbinden als de andere partij een ernstige tekortkoming niet herstelt binnen 15 kalenderdagen na een schriftelijke ingebrekestelling waarin de tekortkoming beschreven staat.

Bij het einde van de samenwerking, om welke reden ook, dragen we op jouw verzoek de documentatie en toegangen over en blijft alles op jouw accounts staan en werken.

18. Als je boekt als consument

JH Studio werkt in de praktijk voor ondernemingen. Boekt een natuurlijke persoon toch een dienst voor privédoeleinden, dan gelden voor die persoon de dwingende regels van boek VI van het Wetboek van economisch recht, en dan gaan die regels voor op deze voorwaarden.

Sluit je als consument een overeenkomst op afstand of buiten onze gewone werkruimte, dan heb je 14 kalenderdagen bedenktijd om de overeenkomst te herroepen, zonder opgave van reden en zonder kosten. Die termijn start de dag na het sluiten van de overeenkomst. Je meldt de herroeping via hello@jhstudio.be of met het wettelijke modelformulier.

Wil je dat we al binnen die 14 dagen starten, dan vragen we je uitdrukkelijke toestemming en je erkenning dat je het herroepingsrecht verliest zodra de dienst volledig is uitgevoerd. Herroep je nadat we op jouw vraag gestart zijn maar voor de dienst volledig is uitgevoerd, dan betaal je een bedrag in verhouding tot wat er al geleverd is.

19. Klachten

Heb je een klacht over het geleverde werk of over een factuur, mail dan naar hello@jhstudio.be met een omschrijving van het probleem. We antwoorden binnen 7 kalenderdagen en zoeken eerst samen naar een oplossing.

Een klacht over een factuur laat je ons bij voorkeur binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum weten, zodat we ze snel kunnen nakijken. Doe je dat later, dan verlies je daardoor geen recht: je kunt de factuur nog altijd betwisten binnen de wettelijke termijnen.

20. Wijziging van deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden aanpassen, bijvoorbeeld als de wet verandert of als onze werkwijze verandert. Op een lopende opdracht blijft de versie gelden die van toepassing was toen je de offerte goedkeurde.

Voor een doorlopende dienst zoals nazorg laten we een wijziging minstens 30 kalenderdagen vooraf per e-mail weten. Ben je er niet mee eens, dan kun je binnen die termijn opzeggen tegen de datum waarop de nieuwe versie ingaat.

De actuele versie staat altijd op jhstudio.be/voorwaarden, met versienummer en datum.

21. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Op deze voorwaarden en op onze overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing.

Raken we er onderling niet uit, dan zijn de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel bevoegd, voor ondernemingszaken de Nederlandstalige ondernemingsrechtbank Brussel. Ben je consument, dan blijven de wettelijke regels over de bevoegde rechter gelden en kun je je in elk geval wenden tot de rechter van jouw woonplaats.

Is een bepaling van deze voorwaarden nietig of niet toepasbaar, dan blijven de andere bepalingen gelden en vervangen we de betrokken bepaling door een geldige bepaling met een zo gelijkaardig mogelijk effect.

22. Versie

Versie 1.0, geldig vanaf 8 september 2026. Vragen over deze voorwaarden? Mail naar hello@jhstudio.be.